ROTINA DE ARQUIVAMENTO

Criar uma pasta (dossiê) para cada funcionário ativo composta pelos documentos pessoais, contrato de trabalho, e os demais documentos que compõem o processo admissional, documentos de afastamentos médicos, e demais correspondências ou declarações fornecidas ao empregado.

Guardar dossiê de ex-funcionários em envelope madeira tipo ofício (todos os documentos da pasta do item anterior). Fazer pastas individuais (preferencialmente) para os seguintes documentos:

Documento	Período	Fundamentação Legal
Acordo de Compensação	5 anos durante o emprego, até 2 anos após a rescisão	CF, art. 7º, XXIX
Acordo de Prorrogação	5 anos durante o emprego, até 2 anos após a rescisão	CF, art. 7º, XXIX
Atestado Médico	5 anos durante o emprego, até 2 anos após a rescisão * vide GPS	CF, art. 7º, XXIX
Autorização para desconto não previsto em lei	5 anos durante o emprego, até 2 anos após a rescisão	CF, art. 7º, XXIX
Aviso Prévio	2 anos	CF, art. 7º, XXIX
CAGED - Cadastro Geral de Empregados e Desempregados	3 anos a contar da data da postagem	Port. MTb nº 2.115/99, art. 1º, § 2º
Comprovante de Cadastramento PIS/PASEP	10 anos	Dec.-lei nº 2.052/83, arts. 3º e 10
Declaração de Instalação (NR-2 - Port. 3.214/78)	Indeterminado	não há
Documentação sobre imposto de renda na fonte	7 anos	Art. 174 do CTN
Exames Médicos	20 anos, no mínimo, após o desligamento do empregado	Portaria nº 3.214/78, NR 7
FGTS - GFIP - GRFP	30 anos	Decreto nº 99.684/90
Folha de votação de eleição da CIPA	5 anos	Portaria nº 3.214/78, NR 5
GRCS - Guia de Recolhimento de Contribuição Sindical	5 anos	CTN - Lei nº 5.172/66, art. 174
GPS e toda documentação previdenciária quando não tenha havido levantamento fiscal. (Folha de pagamento, recibos, Ficha de Salário-Família, Atestados médicos, guia de recolhimento)	10 anos, exceto na hipótese de dolo, fraude ou simulação, o INSS poderá a qualquer tempo apurar e constituir seus créditos	Decreto nº 3.048/99, art. 348
Livro de Atas da CIPA	Indeterminado	não há
Livro de Inspeção do Trabalho	Indeterminado	não há
Mapa Anual de Acidente de Trabalho	5 anos	Portaria nº 3.214/78, NR 4
Pedido de Demissão	2 anos	CF, art. 7º, XXIX
Rais	10 anos	Dec.-lei nº 2.052/83, arts. 3º e 10
Recibo de abono de férias	5 anos, durante o emprego até 2 anos após a rescisão * vide GPS	CF, art. 7º, XXIX
Recibo de adiantamento salarial	5 anos durante o emprego, até 2 anos após a rescisão * vide GPS	CF, art. 7º, XXIX
Recibo de entrega da Comunicação de Dispensa - CD (Seguro-Desemprego)	5 anos	Resolução CODEFAT nº 71/94
Recibo de gozo de férias	5 anos durante o emprego, até 2 anos após a rescisão * vide GPS	CF, art. 7º, XXIX
Recibo de pagamento de salário	5 anos durante o emprego, até 2 anos após a rescisão * vide GPS	CF, art. 7º, XXIX
Registro de Empregados	Indeterminado	não há
Registro de segurança de caldeiraria	Indeterminado	não há
Salário-Educação - Documentos de convênios	10 anos	Dec.-lei nº 1.422/75, art. 1º, § 3º
Solicitação de abono de férias	5 anos durante o emprego, até 2 anos após a rescisão	CF, art. 7º, XXIX
Termo de Rescisão de Contrato de Trabalho	2 anos * vide GPS	CF, art. 7º, XXIX
Vale-transporte	5 anos durante o emprego, até 2 anos após a rescisão	CF, art. 7º, XXIX