Metodologia de Estudo do Controle Interno
O auditor deve escolher um método de estudo do controle interno, onde
ele tenha certeza que ele atingirá os objetivos traçados e que o
trabalho seja realizado em tempo hábil, de acordo com sua
disponibilidade e que todas as informações sejam seguras.
A metodologia do estudo e avaliação do Controle Interno está distribuída
da seguinte forma:
- • Documentação do Controle
Interno;
• Avaliação do Controle Interno;
• Resultado da Avaliação do Controle Interno; e
• Teste de Procedimentos.
Documentação do
Controle Interno
A partir da metodologia escolhida pelo auditor, a documentação do
controle interno deve ser feita através de papéis de trabalho. A
documentação foi dividida nos seguintes critérios:
• Conhecimento
• Registro
• Revisão
Conhecimento
A primeira fase do processo para realização do estudo e avaliação do
controle interno é baseado na documentação, o controle interno deve ser
documentado por meio de manuais de procedimentos, que são obtidos
através do conhecimento adquirido pelas áreas da organização, e cabe a
auditoria determinar qual a forma de documentação através de um método
padrão para o departamento, como por exemplo, o de fluxograma,
identificando o caminho percorrido para o exame da operação.
Registro
É a segunda fase para realização do estudo e avaliação do controle
interno, o registro tem que ser claro e objetivo e devidamente
documentado de acordo com o conhecimento obtido no item anterior.
Esse item deve obedecer aos seguintes critérios:
• “Apresentação de todas as
operações em forma lógica e seqüencial;
• Registro de todos os documentos emitidos e os controles mantidos;
• Registro dos arquivos e forma de controle;
• Registro de relatórios de importância contábil preparados; e
• Cargo das pessoas que praticam as operações ou os responsáveis
pela área”.
Existem três métodos de registro
que são:
• Método Descritivo
• Método de Fluxogramas
• Método de Questionários
Método Descritivo: Esse método
deve ser utilizado somente em trabalhos de pequena escala. É um método
que deve ter informações detalhadas das características do sistema que
se está conhecendo, onde deve conter procedimentos, registros, arquivos,
empregados e departamentos envolvidos no sistema.
Não é um método muito indicado, pois
nem todas as pessoas têm habilidades para expressar sua opinião e idéias
por escrito e pode gerar também uma falta de compreensão e informações
necessárias para quem for analisar esse trabalho.
Método de
Fluxograma: é um método muito utilizado pelas empresas,
por ser uma forma bastante clara de representar o ciclo operacional da
empresa graficamente e tem sido usado com bons resultados. Os
fluxogramas desenvolvidos com a utilização de símbolos padronizados têm
ajudado ainda mais o entendimento do sistema, por serem símbolos
conhecidos e as pessoas se familiarizarem com os mesmos.
Os fluxogramas podem ser usados no
lugar de outras técnicas ou até mesmo como complemento de técnicas como
os questionários, nele deve identificar os procedimentos de controle,
conter descrições de relatórios preparados, mostrar a segregação de
tarefas e descrever as exigências e aprovação para cada transação ou
documento relevante, neste caso deve ser elaborado mais de um tipo de
fluxograma detalhando minuciosamente cada detalhe.
Existe também outro tipo de
fluxograma que é o resumido, que relata os pontos mais significativos de
um sistema.
Os dois tipos de fluxogramas são
utilizados na organização com diferentes finalidades, o fluxograma
detalhado é utilizado para documentar os procedimentos e controles e o
resumido para apresentação e fácil compreensão do sistema.
Método de
Questionário: É um método muito utilizado pelos auditores
independentes. São utilizadas listas de perguntas relacionadas ao
sistema e são divididas por departamentos. São usados também por
auditores internos, na execução de trabalhos especiais.
Existem vários tipos de questionário,
que podem ser dissertativos ou com respostas sim ou não. Ele pode trazer
algumas vantagens em relação aos outros métodos apresentados como,
redução de custos, facilitam a administração do trabalho, orientam o
auditor para conhecer e avaliar os sistemas simples e facilitam a
identificação de ineficiências nos sistemas.
Os métodos apresentados acima, não
são suficientes para o conhecimento e avaliação do sistema de controle
interno em sua totalidade, somente o auditor saberá qual o melhor método
a utilizar, dependendo do tipo de empresa que estará avaliando.
Revisão
A revisão tem por objetivo assegurar que os procedimentos contábeis e
controle interno registrados reflitam corretamente aos praticados pela
empresa. Para verificar se o registro é adequado, é necessário fazer um
teste selecionando algumas transações e percorrer todo o trâmite,
identificando se o caminho foi o correto. Caso haja alguma divergência é
necessário que se verifique, se a falha está no registro ou no controle
existente.