CONTROLES INTERNOS EM ALGUMAS ÁREAS OPERACIONAIS

Apresentamos a seguir, a título ilustrativo, alguns aspectos de controle relacionados com os procedimentos de diversas áreas da empresa.

4.1 - Compras e Recebimentos de Materiais

Para obter-se um controle interno eficiente com relação aos procedimentos de compras, é fundamental que estas estejam segregadas das funções de recepção de mercadorias, contabilização e pagamento. Alguns dos aspectos a serem observados nesta área são os seguintes:

- Existência de cadastro de fornecedores, contendo indicações dos respectivos produtos, desempenhos em fornecimentos anteriores e outras informações julgadas convenientes;

- Um “Manual de Procedimentos de Compras” em que constam todos os procedimentos básicos do departamento;

- Uma definição de quem pode autorizar compras, tendo em vista o valor e a natureza das mesmas;

- Proibição do departamento de compras efetuar compras, sem que tenha havido uma solicitação de outro departamento;

- Processamento de compras exclusivamente pelo departamento de compras;

_ Obtenção de um numero pré-fixado de cotações para cada material, escolhendo-se o fornecedor que ofereça melhores condições, dentro de critérios pré-determinados (preço, qualidade, condições de pagamento, etc.);

- Rodízio de compradores;

- Processamento de compras pré-numeradas tipograficamente, mantendo-se controle seqüencial dos mesmos;

- Emissão dos “Pedidos de Compra” com cópia fornecendo-se vias ao órgão controlador dos pagamentos (para conferência e aprovação da fatura), à unidade requisitante (para informação de que sua solicitação foi providenciada), à área de recepção de materiais (para conferências por ocasião do recebimento), etc.;

- Obtenção do “aceite” do fornecedor no pedido de compra, após o mesmo ter sido devidamente autorizado;

- Controle de “Pedidos de Compra” pendentes, visando acionar os fornecedores no caso de atrasos, bem como para o acompanhamento de entregas parciais;

- Conferências por ocasião do recebimento do material ao que se referem a preços, especificações, quantidades, cálculos e somas da Nota Fiscal (Nota Fiscal x Pedido de Compra x Material), etc.;

- Emissão de Relatórios de recebimento de Matérias, pré-numerados tipograficamente, em numero adequado de vias (órgão financeiro, contabilidade, almoxarifado, etc.), devidamente assinados pelo responsável pelo recebimento;

- Encaminhamento do material ao almoxarifado imediatamente após a emissão do “Relatório de Recebimento de Matérias” ou da inspeção pelo controle de qualidade, caso este esteja previsto;

- Fluxo de informações que assegurem a contabilização da obrigação, inclusão nos registros fiscais, etc.

4.2 - Vendas e Expedição de Mercadorias

É desejável nesta área, uma segregação entre as funções de venda, faturamento e expedição de mercadorias.

Alguns aspectos de controle que devem ser observados são os seguintes:

- Uma política definida para fixação do credito por classe de clientes;

- Aprovação por um funcionário autorizado, do limite individual de credito de cada cliente, dentro da política comercial estabelecida;

- Aprovação dos pedidos de clientes pelo departamento de vendas e pelo setor de crédito e cobrança;

- Emissão de “Pedidos de Venda” internos em números de vias definido pelo sistema adotado, fornecendo-se vias ao almaxarifado (para separação do material), ao setor de faturamento (para emissão da Nota Fiscal) etc.;

- Conferências independentes das notas fiscais emitidas quanto a preços, cálculos, soma, etc.;

- Conferências independentes do material a ser expedido;

- Anexação dos canhotos, comprovantes de entrega de mercadorias, ao bloco de notas fiscais;

- Sistemática definida de conferência e aprovação de devoluções de clientes, bem como de reincorporarão do material ao estoque;

- Fluxo de informações que assegure os lançamentos contábeis, correspondentes à venda, inclusão nos registros ficais, etc.

4.3 - Contas a pagar

Na área de contas a pagar, devem estar segregadas as funções de aprovação, registro e pagamento de obrigações. Alguns aspectos de controle interno a serem considerados são os seguintes:

- Atribuição de numeração consecutiva às faturas e registros em controle específico;

- Controle de duplicatas ou outras obrigações por data de vencimento;

- Revisão dos documentos comprobatórios no que se refere a cálculos, somas, etc.,

- Critérios definidos para formação de um processo de pagamento, o qual deverá ser revisado antes de seu encaminhamento para aprovação;

- Aprovação do processo de pagamento por funcionário autorizado;

- Controle numérico das Notas de Débito, decorrentes de ajustes ou devoluções, e autorização das mesmas à vista de documentos comprobatórios, por elemento não relacionado com o processamento das faturas, compras ou recepção de mercadorias;

- Confronto periódico entre o razão analítico de contas a pagar e o razão geral, por elemento independente do processamento das faturas;

 - Conciliação de extratos de fornecedores por elemento independente e análise das pendências.

4.4 - Contas a Receber

É conveniente, uma segregação entre as funções de escrituração de contas a receber, controles de duplicatas e recebimentos por caixa. Alguns aspectos que devem ser considerados nesta área são os seguintes:

- Existência de um controle de duplicatas quanto a sua localização física (em carteira, em bancos, com cobradores, etc.);

- Controles das duplicatas em poder de cobradores por meio de borderôs;

- Prestação de contas diárias, se possível, por parte dos cobradores externos;

- Confronto periódico entre o razão analítico de contas a receber e o razão social, e com a existência física de duplicatas;

- Envio de extratos de contas aos clientes por elemento não relacionado com recebimento de valores; conciliação e analise das divergências, no caso de manifestações do cliente;

- Controle numérico das Notas de Crédito e aprovação das mesmas por elemento autorizado não relacionado com vendas ou recebimentos, à vista de documentos comprobatórios que assegurem a procedência de sua emissão;

- Contabilização de adiantamentos recebidos de clientes, para entrega futura de mercadorias em contas distintas das de contas a receber;

- Preparação periódica de relação de contas a receber por idade, investigando-se os valores em atraso;

- Baixa de valores considerados incobráveis mediante aprovação por escrito de funcionário autorizado pela diretoria.  

4.5 - Pagamentos

Alguns aspectos de controle interno que devem ser considerados nesta área são:

- Existência de uma política definida de aproveitamento de descontos;

- Pagamentos por cheques nominais, excetuando-se valores de pequena monta que devem ser pagos em dinheiro, por meio do fundo fixo e caixa;

- Controle da seqüência numérica dos cheques emitidos, bem como dos cheques cancelados;

- Emissão dos cheques somente após aprovação dos processos de pagamento por funcionário autorizado;

- Envio dos cheques para assinatura, acompanhados dos processos de pagamentos;

- Assinatura dos cheques por dois funcionários autorizados independentes, examinando e rubricando cada um deles os documentos comprobatórios, por ocasião da assinatura;

- Proibição de pagamentos sem fornecimento de recibo ou quitação pelo favorecido;

- Emissão de resumo de pagamentos para conferência com os comprovantes e cheques emitidos no dia, e posterior contabilização;

- Manutenção de conta bancária específica para deposito do valor liquido da folha de pagamento e pagamento aos funcionários. 

4.6 - Recebimento

O sistema de controle interno para recebimento de numerários deve estabelecer procedimentos que garantam que todos os valores recebidos são contabilizados. O numerário desviado antes da contabilização é muito mais difícil de ser detectado do que aquele que é registrado e posteriormente sonegado. Alguns aspectos de controle nesta área são:

- Política de recebimento através de bancos, sempre que possível;

- Prática de cruzar os cheques recebidos e apor nos mesmos carimbo de endosso restritivo;

- Proibição de receber cheques para desconto com data pré-determinada de apresentação;

- Depósitos intactos dos valores recebidos, não se utilizando valores recebidos para efetuar pagamentos;

- Atendimento de clientes pelo setor de crédito e cobrança, o qual envia as duplicatas ou recibos ao caixa com protocolo, com o objetivo de dar baixa no controle de duplicatas em carteira e possibilitar posterior confronto, por elemento independente, do total de baixas com o valor do depósito bancário do dia;

- Envio dos cheques recebidos pelo correio ao caixa através de relação, possibilitando, confronto com o valor do depósito bancário dos recebimentos do dia;

- Comparação do valor do depósito dos recebimentos do dia com o valor das notas fiscais emitidas ou fita totalizadora de maquina registradora, no caso de vendas a vista;

- Envio da guia original do depósito bancário, devidamente autenticada pelo banco, junto com a documentação ao contador, para conferência e contabilização;

- Contabilização dos cheques recebidos de outras praças, como numerário de transito.

 
(...) Conteúdo editado no dia 28/05/2013, atualizações no link abaixo.

Fonte: Obra - Auditoria Interna como ferramenta de gestão

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