CONTROLES INTERNOS

Definição

Planejamento organizacional e todos os métodos e procedimentos adotados dentro de uma empresa, a fim de salvaguardar seus ativos, verificar a adequação e o suporte dos dados contábeis, promover a eficiência operacional e encorajar a aderência às políticas definidas pela direção, com o objetivo de evitar FRAUDES, ERROS, INEFICIÊNCIAS e CRISES nas empresas.

A Auditoria Gerencial avalia o nível de segurança dos controles internos existentes na empresa, sugere e recomenda a implementação ou melhoramento de mecanismos internos de prevenção. Também, funciona assessorando a administração da empresa ao identificar a inexistência, deficiência, falha ou não cumprimento do controle interno, para isso o Auditor deverá ter conhecimento da funcionabilidade e aplicação desses mecanismos na empresa. Esta obra visa abrir o raciocínio do Auditor para avaliar a segurança dos controles internos na organização.

Aspectos Gerais

1. Devem ser:

a) Úteis – quando salvaguarda os ativos da empresa e promove o bom desenvolvimento dos negócios, protegendo as empresas e as pessoas que nela trabalham;
b) Práticos – quando apropriado ao tamanho da empresa e ao porte das operações, objetividade ao que controlar e simples na sua aplicação;
c) Econômicos – quando o benefício de mantê-lo é maior que o seus custo (custo/benefício).

2. Importância

a) Salvaguardar o ativo – proteger os ativos de eventuais roubos, perdas, uso indiscriminado ou danos morais (imagem da empresa);
b) Desenvolvimento do negócio – sistema de controle interno que permita a administração agir com a maior rapidez e segurança possível nas tomadas de decisões.
c) Resultado das operações – fornecer à administração, em tempo hábil, informações que possibilitem o aproveitamento de todas as oportunidades de bons negócios, redução de custo e aumento do nível de confiança dos clientes e funcionários da empresa.
e) Para que a empresa cumpra seus conceitos e finalidades
Toda e qualquer empresa existe para cumprir com, no mínimo, três grandes fins:
- cumprir com seu objetivo social – lucro, bem-estar da comunidade, formação política, etc;
- atender às necessidades e expectativas de seus clientes;
- proporcionar um ambiente rico e saudável para as pessoas que ali trabalhem, proporcionando condições para que essas pessoas possam aprimorar continuamente suas habilidades técnico profissionais e humanas e recompensando-as pelos seus desempenhos (seja mediante elogios, prêmios ou promoções). As pessoas devem saber como são avaliadas e participar desse processo.

3. Ambiente propício para existir um bom controle interno inclui:

- Princípios éticos e retidão e integridade dos funcionários e da empresa;
- Estrutura organizacional adequada;
- Comprometimento com a competência e a eficiência;
- Formação de uma cultura organizacional;
- Estilo e atitude exemplar dos administradores;
- Políticas e práticas adequadas de RH;
- Sistemas adequados.

4. O controle é exercido por meio de cinco atividades básicas:

1. Segurança e proteção dos ativos e arquivos de informação.
2. Documentação e registros adequados.
3. Segregação de funções.
4. Procedimentos adequados de autorizações para o processamento das transações.
5. Verificações independentes.

5. Tipos de controles internos

A Exposição de Normas de Auditoria nº 29 (ENA 29) estabelece que o sistema de controle interno de uma empresa se decompõe em dois grupos de controle: os de natureza contábil e os de natureza administrativa.

Os controles contábeis compreendem o plano de organização e todos os sistemas, métodos e procedimentos relativos a:
- salvaguarda dos bens, direitos e obrigações;
- fidedignidade dos registros financeiros.

Exemplos:

- sistema de autorização e aprovação de transações
- princípios de segregação de tarefas
- controles físicos sobre os bens e informações
- custódia de bens e direitos.

Os controles administrativos compreendem o plano de organização, os sistemas, métodos e procedimentos pela direção com a finalidade de contribuir para:

- eficiência e eficácia operacional;
- obediência a diretrizes, políticas, normas e instruções da administração.

Exemplos:

- programas de treinamento e desenvolvimento de pessoal;
- métodos de programação e controle de atividades
- sistemas de avaliação e desempenho
- estudos de tempos e movimentos

Os programas que uma empresa desenvolve para o treinamento e desenvolvimento de seu pessoal tem por finalidade contribuir para que tenhamos pessoas mais capacitadas, e tais pessoas, sendo mais e melhor capacitadas, tendem a provocar menor quantidade de erros durante a execução de suas funções, colaborando para maior qualidade do fluxo de transações da empresa.

6. Funções dos Gerentes/Administradores

Para o bom andamento de uma política de controles internos na empresa é imprescindível que os gerentes e administradores, além de estilo e atitude exemplar, cumpram suas funções:

a) Estabelecer objetivos/metas – o que se deseja atingir, em quando tempo e a que custos (quais os recursos necessários e suas estimativas de valores). Sistemática para o estabelecimento de objetivos/metas:
- obter a participação das pessoas que, ao seu ver, estarão envolvidas;
- expor as idéias e estar aberto a receber críticas, ponderações, sugestões. Pode-se vir a propor objetivos ainda mais audaciosos que aqueles que se pretendia atingir. Serão os objetivos de todos e não os seus, e terão maiores possibilidades de êxito.
- formalizar com clareza, o que se pretende realizar/atingir;
- definir em quanto tempo;
- estabelecer como serão conduzidas as ações, deixando claro quem será responsável por quais ações e onde e quando elas deverão ter lugar;
- indicar o custo que está disposto a incorrer para atingir o objetivo ( por exemplo deixar de sair de férias);
- criar uma sistemática de controle que permita a você e aos demais saber, em momentos oportunos, como se estão saindo, possibilitando correções de rumo, sempre que necessário;
- deixar claro o que dará em troca quando atingir o seu objetivo.
b) Planejar – que é a determinação, o claro possível, de como iremos agir para viabilizar a consecução daqueles objetivos/metas. Planejar é, portanto, estabelecer as diretrizes, estratégias e políticas que nortearão o desempenho de todos na empresa, responsáveis pelo atingimento dos objetivos/metas.
c) Organizar – a colocação, a disposição dos recursos, conforme previstos no planejamento, para que se possa agir e cumprir com os objetivos-metas. Organizar é colocar o recurso certo, no lugar e no momento certo, sempre como determinado pelo planejamento. É deixar bem claro quem faz o que, por que, onde, quando e como. Compete à função de organizar deixar claro:
- o que deve ser feito;
- quem é responsável pela execução;
- quando e onde deverá ser executado; e
- como fazer, como devem ser executados os procedimentos.
d) Comandar – sem ação nada realiza. Assim, o comando é o meio de nos assegurarmos de que cada um cumprirá com o quanto lhe tenha sido designado. É fazer cumprir ordens dadas.
e) Coordenar – é o aspecto mais humano do conjunto de funções. É saber orientar, ensinar, avaliar, premiar e, quando necessário, punir. É a harmonização do trabalho das pessoas, uma forma de transformar um grupo em uma equipe. Um grupo de trabalho se transforma em equipe quando o líder possuir for capaz de exercer adequada coordenação.

Controlar – é a verificação do andamento dos trabalhos e das realizações, comparado com aquilo que tínhamos em vista (nossos objetivos, metas, orçamentos, etc.) e, quando detectado que algo se comporta de modo inadequado ao que pretendemos e /ou que os resultados menos favoráveis estão sendo alcançados, tomar as necessárias medidas de correção de rumo, atual e futuro. O Controle normalmente se faz mediante a avaliação, comparação de números ( quantidades, valores, percentagens, etc.).

Existem três formas de controles:
a) prévio – controle exercido a partir da projeção dos dados reais e a comparação dos resultados prováveis contra aquele que pretendemos atingir;
b) durante o fato, é o controle exercido no momento da ocorrência de desvios, fraudes ou falhas; e
c) após o fato, o máximo que podemos fazer é tomar medidas para que o fato semelhante não venha a ocorrer.

Pontos retirados da Obra Auditoria Gerencial, para acessar o conteúdo atualizado da Obra, clique aqui. 

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