CONCILIAÇÃO CONTÁBIL – CONTABILIDADE SEM INCORREÇÕES PARA EVITAR FRAUDES

Não basta que o Contador apenas evite os procedimentos elencados no item anterior para não se configurar fraude, deverá, também, manter em ordem a Contabilidade da empresa e para isso deverá conciliar a Contabilidade com os documentos e os diversos relatórios dos demais setores que dão suporte aos lançamentos contábeis, bem como elaborar planilhas, relatórios e composição dos saldos da contas contábeis, isto é, planilhas auxiliares que comprovem a correção dos saldos existentes na contabilidade.

Ao fazer a conciliação e a composição das contas patrimoniais e de resultado, o Contador deverá atentar para o seguinte:

a)   A conta Caixa deverá estar em conformidade com os Boletins de Caixa, caso os mesmos não sejam elaborados pela empresa, o Contador deverá examinar o Razão da conta Caixa para evitar lançamentos incorretos.

b)  Os extratos bancários devem ser conferidos com os lançamentos constantes no Razão Contábil, de forma que o saldo contábil consista no saldo do extrato bancário e respectivas conciliações.

c)    As contas de aplicações financeiras devem estar de acordo com os extratos bancários e com a respectiva planilha de apropriação das receitas financeiras.

d)   A conta de duplicatas a receber deve estar conciliada com o relatório de contas a receber. O Contador, a cada período ou fechamento de balanço, deverá solicitar ao financeiro da empresa a posição das duplicatas a receber naquela data, esse procedimento evita erros contábeis, por exemplo, o lançamento a maior de Receitas que proporciona o pagamento a maior de tributos (PIS, COFINS, IRPJ, CSSL, ICMS, Simples e outros).

A não conferência dos saldos consignados na Contabilidade com os saldos do Relatório de Contas a Receber, torna a Contabilidade sem consistência, inexata, sem merecer confiança. Na maioria das vezes, o setor de Contas a Receber não emite a cada final de mês o referido relatório e passando a data citada o sistema não retroage. É necessário haver comunicação entre os dois setores para combinarem os assuntos comuns, por mais que o relatório não do financeiro não “feche” com o Contábil, a Contabilidade fará a conciliação contábil e as diferenças conciliadas serão anotadas num formulário de Composição de Saldo.

Normalmente esta conta é representativa e, se não houver um relatório paralelo à Contabilidade, que confirme os saldos nela constantes, as contas desse grupo ficam sem confiança.

e)  As contas de Adiantamentos e outros créditos devem ser conciliadas no sentido de verificar pendências existentes de longa data, as quais não refletem a posição consignada no balancete, bem como atentar para a documentação suporte dos lançamentos contábeis, tais como: contratos, recibos, notas fiscais e outros.

A conciliação é procedida com suporte em relatórios do Setor Financeiro. Se o Financeiro não souber o motivo e a destinação dos valores, algo está errado nos saldos (ou no setor financeiro), no que tange a adiantamentos e as respectivas prestações de contas. Os adiantamentos salariais e empréstimos a empregados devem ser conciliados com os relatórios do Setor de Pessoal.

Os empréstimos e outras transações devem estar suportados por contratos e outros documentos hábeis.

f)   A conta de estoque deve estar conferindo obrigatoriamente com o total da posição do Inventário a cada trimestre (Lucro Real Trimestral) ou fechamento anual do balanço     (Lucro Real Anual, Lucro Presumido e Simples), se e a empresa apura o Imposto de Renda anual com suspensão ou redução, mês a mês deve manter um relatório de estoque não sendo necessário o registro no Livro de Inventário.

O Contador deve atentar para o preço unitário de cada mercadoria ou produto, podendo avaliar as mercadorias compradas para revenda pelo valor das últimas aquisições menos o ICMS. No caso de fabricação de produtos, a matéria-prima pode ser avaliada pelo preço das últimas aquisições menos o ICMS e IPI, os produtos acabados avaliados por 70% do maior preço de venda (sem deduzir o ICMS) e os produtos em elaboração avaliados por 56% do maior preço de venda (sem deduzir o ICMS).

g)   A conta de despesas antecipadas deve estar conciliada com as planilhas de rateio e com os documentos.

h)  Nas contas do Realizável a Longo Prazo, o Contador deve verificar se os lançamentos estão suportados por documentos hábeis e se não há lançamentos incorretos. Exemplo: se o pagamento do contrato de mútuo está suportado por recibo, contrato etc., bem assim, em planilhas de apropriação de encargos financeiros.

i)   Se investimentos relevantes, em coligadas ou controladas, estão avaliados pelo método da equivalência patrimonial; quando houver a obrigação solicitar o Balanço Patrimonial às empresas investidas para efetuar os lançamentos contábeis, lembrando que sobre o resultado positivo da equivalência patrimonial não incide tributação (IRPJ, CSSL, PIS, COFINS) e no caso de resultado negativo são indedutíveis para fins de IRPJ e CSSL.

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