ESTRUTURAÇÃO E CLASSIFICAÇÃO DAS CONTAS CONTÁBEIS

 

De acordo com a Lei nº 6.404/76 – art. 178 - que regulamenta as sociedades por ações (S.A.), as contas do ativo devem ser alocadas em ordem decrescente do grau de liquidez (capacidade de pagamento), enquanto as contas do passivo devem ser alocadas de acordo com o prazo das exigibilidades.

 

Atenção:

As contas contábeis devem estar rigorosamente conciliadas, ou seja, os lançamentos constantes na Contabilidade deverão estar suportados por documentos e ainda registrados na conta correta, bem como os saldos contábeis serem confrontados com relatórios de outros setores (contas a Receber, a pagar, etc.) para refletirem a realidade da empresa. Ocorrem muitos casos, principalmente em empresas que não têm uma Auditoria Independente, os saldos não refletem a realidade da empresa, há lançamentos em contas erradas ou faltam lançamentos, por esses motivos as contas devem estar conciliadas.

 

Principalmente nas contas não conciliadas a empresa perde dinheiro: pagando tributos a maior, desvios de valores, perda do controle de sua atividade, tanto operacional como financeira. Como Auditor, tenho visto ser comum em empresas não existir um confronto, por exemplo, entre o saldo contábil e o relatório de contas a receber do setor financeiro, com isso não se detecta erros, tais como: a contabilidade registra receita a maior (paga PIS, COFINS, IRPJ, CSSL a maior), baixa de uma duplicata no contas a receber mas não se encontra o lançamento contábil (erro ou indício de desvio).

 

Como empresário, consultor, advogado, administrador, basta solicitar ao contador a COMPOSIÇÃO DE SALDO da conta, se não houver é um grande indício (95%) de que a conta não vem sendo conciliada. Sendo apresentada a composição de saldo pelo contador, basta solicitar ao setor que tem ligação com a conta (exemplo: contas a receber) e pedir um relatório com a composição do saldo na data base do balancete/balanço. Confrontando os saldos, há uma segurança com relação à contabilidade e o outro setor.

 

Pode haver divergências entre o relatório Contábil e o do Contas a Receber, porém a contabilidade  já investigou as diferenças e as tem apontadas. Isso significa uma contabilidade conciliada, confrontada com relatórios de outros setores.

 

Resumindo:

 

Conta Contábil

Conferida com

 

 

Caixa

Boletim de Caixa

Bancos

Extrato Bancário e conciliações

Aplicações Financeiras

Extrato de aplicação financeira e planilhas

Duplicatas a Receber

Relatório de Contas a Receber

Créditos a Receber

Contratos e planilhas

Impostos a recuperar

Livro de apuração Icms e IPI, Dacon (Pis e Cofins), DIPJ (CSLL e IRPP), DCTF, PERDCOMP e respectivas planilhas de acompanhamento da utilização do Crédito

Adiantamentos

Relatório do Financeiro ou do RH

Estoque

Livro de Inventário de Estoque, Relatórios mensais do Setor de Estoque

Despesas a apropriar

Planilhas de apropriação

Realizável a Longo Prazo

Contratos e planilhas

Permanente – investimentos

 Balanço da empresa coligada ou controlada

Permanente – imobilizado

Sistema do Ativo Imobilizado, planilhas dos bens e controles de depreciação

Permanente – Diferido

Planilha ou sistema de controle e amortização

Fornecedores

Relatório do setor do Contas a Pagar e conciliações

Empréstimos a pagar

Contratos e planilhas de apropriação de encargos

Tributos a recolher

Composição de saldos, recolhimento no mês subseqüente, DCTF, DACON e DIPJ

Salários a pagar

Folha de pagamento

Provisão de Férias e 13ºSalário

Respectivos relatórios fornecidos pelo RH

Outras contas a pagar

Relatório, planilha, composição de saldo e ou pagamento subseqüente

Exigível a Longo Prazo

Contratos e planilhas de apropriação de encargos

Patrimônio Líquido

Capital Social, e consistências dos lançamentos nas contas

Receitas

Livros Fiscais do Icms, IPI ou ISS de saída de mercadorias/produtos

Despesas

Lançamentos com base em documentos hábeis, livro de Entrada de Mercadorias, etc.

                              

A Contabilidade deve estar sempre conferida (conciliada) com os relatórios e posições dos demais setores da empresa.

 

Por exemplo: a conta clientes deve estar conciliada com o relatório do Contas a Receber; a conta de fornecedores com  o relatório do Contas a Pagar e assim por diante. Esses relatórios devem ser enviados à Contabilidade ao final de cada mês para fins de conciliação.

 

O Contador, por sua vez, deve ter ciência dos saldos existentes no Balancete ou no Balanço Patrimonial.

 

Como vimos, a certeza de que os saldos contábeis estão corretos está na empresa e quanto mais houver o confronto dos relatórios de cada setor com a Contabilidade, maior será a precisão das informações contidas no Balanço Contábil da empresa.

 

Dessa forma, podemos dizer que a Contabilidade espelha realidade da empresa desobrigando os sócios, os administradores e o próprio contador de responderem com seus bens pessoais em questionamentos tributários, civis, comerciais, penais e criminais, provando que os mesmos não agiram de forma enganosa, lesiva ou com abuso de poderes perante terceiros.

 

O balanço patrimonial que é um instrumento contábil que indica em um determinado momento a situação financeira, econômica e patrimonial de uma entidade e no qual as contas são classificadas em Ativo, Passivo e Contas de Resultado.

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