AUDITORIA DO BALANÇO CONTÁBIL - DESPESAS ANTECIPADAS E OUTROS CRÉDITOS

Despesas Antecipadas: ou despesas diferidas, compreendem as despesas pagas antecipadamente que serão consideradas como custos ou despesas no decorrer do exercício seguinte (até 12 meses da data do encerramento do balanço – 31.12). Ex: seguros à vencer, alugueis à vencer e encargos a apropriar.

Principais incorreções

a) Contabilidade

    - saldo contábil diferente das planilhas de apropriação;

    - lançamentos contábeis não suportados por documentos hábeis.

b) Controles internos

    - inexistência de planilhas para apropriar mensalmente as despesas pelo regime de competência.

Procedimentos de auditoria

- conferir por amostragem o cálculo das planilhas de apropriação;

- conferir por amostragem a consistência dos documentos que suportam as planilhas e os lançamentos contábeis;

- confrontar os saldos contábeis com as respectivas planilhas;

Despesas antecipadas

O Auditor deverá conferir os cálculos constantes nas planilhas de apropriação das despesas antecipadas, no sentido de validar os saldos em função do valor da contratação e do prazo de vigência da cobertura.

1) Despesas antecipadas

As despesas antecipadas caracterizam-se por serem pagas ou devidas com antecedência, mas referem-se a períodos de competência subseqüentes. Como exemplos:

 - Prêmios de seguro;

- Aluguel pago antecipadamente;

- Assinaturas e anuidades;

- Antecipação de comissões e prêmios;

- Juros sobre descontos de duplicatas.

2) Critérios de avaliação das despesas antecipadas

As despesas do exercício seguinte serão apresentadas no balanço pelas importâncias aplicadas, diminuídas das apropriações efetuadas no período, de forma a obedecer ao regime de competência. A apropriação das despesas relacionadas neste grupo deve ser feita ao resultado do período a que corresponderem e não ao período em que foram pagas, mediante controles auxiliares, com as informações relativas aos valores pagos e às parcelas a serem apropriadas.

Cabe destacar, ainda, que os juros pagos antecipadamente deverão ser apropriados "pro rata tempore" nos exercícios sociais a que competirem. 

3) Encargos financeiros a transcorrer

Os encargos financeiros vincendos já contabilizados não constituem despesas antecipadas e sim retificação - conta redutora do passivo correspondente.

No caso dos encargos financeiros relativos ao desconto de duplicatas, os mesmos podem figurar nessa conta de ativo circulante, uma vez que a conta Duplicatas Descontadas também está registrada no ativo circulante, como dedução das Duplicatas a Receber.

OUTROS CRÉDITOS 

Principais incorreções:

a) Contabilidade

    - Crédito: cheques e outros documentos de créditos pendentes de longa data, sem solução de recebimento adiantamentos a fornecedor pendentes de longa data, sem a apresentação da nota fiscal ou recibo de execução do serviço ou entrega da mercadoria;

    - lançamentos não suportados por documentos hábeis;

    - valores lançados incorretamente nas contas e pertencentes às outras contas contábeis;

b) Controles internos

     - setor de contas a receber não possui controle com a posição individualizada de cada crédito;

    - escritório de cobrança não emite posição dos títulos que estão sendo cobrados; (ocorre quando a cobrança é terceirizada)

    - quando da entrega dos documentos de créditos (cheques, NP, etc.) para a empresa terceirizada, objetivando comprovar que o documento de crédito realmente foi entregue, o qual deverá emitir relatório mensal dos créditos cobrados e aqueles que estão sob sua custódia;

Documentos a serem solicitados pelo auditor:

- Solicitar o Razão Contábil da conta de outros créditos;

- Solicitar relatórios de outros setores. Exemplo: posição de cheques, NP a cobrar;

- Solicitar os documentos que comprovem os lançamentos constantes no Razão Contábil;

- O papel de trabalho de auditoria pode ser o próprio Razão Contábil com as referidas análises;

Procedimento de Auditoria

 - os valores constantes no Razão Contábil devem ser suportados por documentos hábeis, dessa forma o Auditor, por amostragem, conferir se os lançamentos contábeis estão em conformidade com a documentação;

- confrontar os saldos contábeis com os relatórios dos demais setores, investigando as diferenças;

- os valores não identificados devem constar no Relatório de Auditoria;

- recomendar o ajuste conforme os relatórios dos outros setores. Ex. a posição contábil deve refletir os valores constantes nos relatórios de adiantamento a funcionários do Setor de Pessoal, salvo se esse relatório conter incorreções.

- a inexistência de relatórios de controles de adiantamentos, pelo setor de contas a pagar, conforme visto neste item, devem ser mencionados no relatório de auditoria como ponto de controle interno.

Outros Créditos

 - verificar relação de cheques pré-datados, examiná-los e verificar os recebimentos subseqüentes. Os cheques seguem a mesma regra de dedutibilidade das duplicatas, quando não recebidos, item (4);

- analisar os documentos suportes dos saldos consignados na contabilidade;

Pontos retirados da Obra Manual Prático de Auditoria Contábil, para acessar mais conteúdos atualizados, clique aqui.