CONCEITOS BÁSICOS DE CONTROLE INTERNO

 

Apresentamos, a seguir, alguns conceitos básicos que contribuem para um bom sistema de controle interno, devendo ser considerados pelo auditor, no desenvolvimento de seus trabalhos, ressaltaram que existem limitações inerentes que devem ser reconhecidas ao se considerar eficácia de qualquer meio de controle, tendo em vista a possibilidade de ocorrência da falha humana, como interpretação errônea de instruções, negligência, conluio, etc.

 

Aspectos de Controle Interno:

 

a)    Relação Custo-Benefício;

b)    Definição de Responsabilidades e Autoridade;

c)     Segregação de Funções;

d)    Acesso aos Ativos;

e)    Estabelecimento de Comprovações e Provas Independentes;

f)     Métodos de Processamento de Dados;

g)    Pessoal.

 

a) Relação Custo-Benefício

 

O beneficio de um controle consiste na redução do risco de falhas quanto ao cumprimento dos objetivos e metas de uma atividade. O conceito de custo-benefício reconhece que custo de um controle não deve exceder os benefícios que ele possa proporcionar. Embora a determinação da relação custo-benefício em alguns casos não seja de fácil avaliação, o administrador deve, na medida do possível, efetuar estimativas e/ ou exercer um julgamento próprio a respeito.

 

b) Definição de Responsabilidades e Autoridade

 

O dever de todo pessoal dentro de uma organização deve ser fixado e limitados de forma precisa, bem como a autoridade decorrente, atribuída a cada uma das funções. Assim sendo, deve haver:

 

- procedimentos claramente determinados que levem em conta as funções de todos os setores da organização, propiciando a integração das informações dentro do sistema;

 

- um organograma adequado onde a linha de autoridade e a conseqüente responsabilidade sejam definidas entre os diversos departamentos, chefes, encarregados de setores, etc.

 

A delineação de funções ou atividades embora possa ser informal, deve preferivelmente ser definida em manuais de procedimentos, visto que estes propiciam a eficiência do sistema e evitam erros.

 

c) Segregação de Funções

 

Um sistema de controle adequado é aquele que elimina a possibilidade de dissimulação de erros ou irregularidades. Assim sendo, os procedimentos destinados a detectar tais erros ou irregularidades, devem ser executados por pessoas que não estejam em posição de praticá-los, isto é, deve haver uma adequada segregação de funções. De uma maneira geral, o sistema de controle interno, deve prever segregação entre as funções de aprovação de operações, execução e controle das mesmas, de modo que nenhuma pessoa possa ter completa autoridade sobre uma parcela significativa de qualquer transação.

 

d) Acesso aos Ativos

 

Para atingir um grau de segurança adequado, o acesso aos ativos de uma unidade deve ser limitado ao pessoal autorizado. O termo “acesso aos ativos”, aqui utilizado, inclui acesso físico direto e acesso indireto através de preparação ou processamento de documentos que autorizem o uso ou disposição desses ativos.

 

Logicamente, o acesso aos ativos é indispensável durante o curso normal das operações de uma unidade. A limitação desse acesso pessoal autorizado constitui, no entanto, um meio de controle eficaz para a segurança dos mesmos. O numero e o nível das pessoas a quem o acesso deve ser autorizado depende da natureza do ativo e de sua suscetibilidade a perdas através de erros e irregularidades. A limitação ao acesso indireto requer procedimentos de controle onde o conceito de separação de funções, já discutido anteriormente, seja aplicado.

 

e) Estabelecimento de Comprovações e Provas Independentes

 

Os procedimentos referentes a determinada atividade, devem prever processos de comprovações rotineiras e obtenção independente de informações de controle. Os diversos registros preparados por um órgão para informar sobre o resultado de suas atividades, em geral constituem meios de controle eficazes somente quando produzidos por um sistema adequado, considerando como tal, aquele que permite assegurar a fidedignidade das informações através de registros produzidos por fontes independentes que podem ser comparados/ conciliados. As divergências porventura detectadas evidenciam as falhas nos registros de transações.

 

Exemplos:

 

·      Comparação/ conciliação de registros analíticos preparados por um setor independente da contabilidade, com a posição do razão geral.

·      Comparação do relatório sobre os resultados de um setor de produção com o relatório do setor de controle de qualidade.

·      Comparação entre o resultado do levantamento físico de um ativo e o correspondente registro preparado por setor independente das funções de custódia desse ativo.

f) Métodos de Processamento de Dados

Devido ao fato de que os meios de controle são estabelecidos para assegurar o cumprimento dos objetivos de uma atividade, a sua eficácia independe dos métodos de processamento de dados, que podem ser manuais, mecânicos ou eletrônicos. No entanto, na medida do possível, devem-se utilizar equipamentos (mecânicos ou eletrônicos) no processamento de dados, visto que estes, embora não evitem a possibilidade de erros e manipulações, fomentam a divisão dos trabalhos, propiciando o reforço dos controles internos.

g) Pessoal

A eficácia dos meios de controle estabelecidos depende da competência e integridade do pessoal de exercer as funções relacionadas com os mesmos.

Assim sendo, é conveniente que a política de pessoal da companhia leve em consideração os seguintes aspectos:

- Seleção e treinamento cuidadoso dos colaboradores. Um bom plano de treinamento resulta em melhor rendimento, redução de custos e colaboradores mais ativos e atentos;

- Se possível, deve haver rodízio de funções. O rodízio reduz as possibilidades de fraudes, indica a capacidade de adaptação do colaborador e frequentemente resulta em novas idéias para a organização.

- Obrigatoriedade de colaboradores que ocupam cargos de confiança desfrutarem férias regularmente, como forma de evitar a dissimulação de irregularidades;

- Necessidade dos funcionários que lidam com valores possuírem seguro fidelidade ou carta de fiança, como forma de proteção aos ativos da empresa.
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