A UTILIZAÇÃO DE DADOS CONTÁBEIS

Não basta, ao analista contábil, simplesmente transpor dados de balanços ou balancetes, sem antes certificar-se de que tais dados refletem a real situação patrimonial e financeira da entidade a ser analisada.

Um dos problemas que podem existir é a existência do “Caixa Dois”.

Outro problema é relativamente á conciliação das contas contábeis. Como, numa empresa média, há aproximadamente 2.000 ou mais lançamentos mensais, parte deles pode estar lançada incorretamente (por simples erro ou desconhecimento técnico do escriturador) ou simplesmente parte das operações não ter sido registrada, por falta de informações suficientes (como fluxo de documentos inadequado).

Então, o primeiro passo para uma contabilidade verdadeiramente gerencial, é que esta seja atualizada, conciliada e mantida com respeito às boas técnicas contábeis.

Desta forma, pressupõe-se, entre outros, que uma contabilidade para uso gerencial deva ter:

1. Contas bancárias devidamente “fechadas” com os respectivos extratos, sendo as diferenças demonstradas e que tais diferenças não afetem o resultado pelo regime de competência. Admite-se, tão somente, as típicas “pendências” bancárias, como cheques não compensados e pequenos valores de débitos e créditos a ajustar. Valores expressivos, como débitos de juros e encargos sobre financiamentos, devem estar contabilizados.

2. Provisões de Férias e 13º Salário feitas mensalmente, com base em relatórios detalhados do departamento de recursos humanos. A falta de provisão mensal distorce as demonstrações contábeis, pois o regime de competência não é atendido.

3. Depreciações, amortizações e exaustões, contabilizadas com base em controles do patrimônio.

4. Registro dos tributos gerados concomitantemente ao fato gerador, efetuando-se também a Provisão do IRPJ e CSLL, conforme regime a que está sujeito a empresa (lucro real, presumido ou arbitrado).

5. Nas empresas que se dedicam às atividades imobiliárias, optar por contabilizar custos orçados das obras. Outras atividades também exigirão técnicas contábeis específicas, como as cooperativas e as instituições financeiras.

6. Receitas, custos e despesas, reconhecidas pelo regime de competência, como detalhado adiante.

O REGIME DE COMPETÊNCIA CONTÁBIL

O reconhecimento das receitas e gastos é um dos aspectos básicos da contabilidade que devem ser conhecidos para poder avaliar adequadamente as informações financeiras.

Sob o método de competência, os efeitos financeiros das transações e eventos são reconhecidos nos períodos nos quais ocorrem, independentemente de terem sido recebidos ou pagos.

Isto permite que as transações sejam registradas nos livros contábeis e sejam apresentadas nas demonstrações financeiras do período no qual os bens (ou serviços) foram entregues ou executados (ou recebidos). É apresentada assim uma associação entre as receitas e os gastos necessários para gerá-las.

As demonstrações financeiras preparadas sob o método de competência informam aos usuários não somente a respeito das transações passadas, que envolvem pagamentos e recebimentos de dinheiro, mas também das obrigações a serem pagas no futuro e dos recursos que representam dinheiro a ser recebido no futuro. Portanto, proporcionam o tipo de informações sobre transações passadas e outros eventos, que são de grande relevância aos usuários na tomada de decisões econômicas.

As receitas e as despesas devem ser incluídas na apuração do resultado do período em que ocorrerem, sempre simultaneamente quando se correlacionarem, independentemente de recebimento ou pagamento.

O reconhecimento simultâneo das receitas e despesas, quando correlatas, é conseqüência natural do respeito ao período em que ocorrer sua geração.

Para todos os efeitos, as Normas Brasileiras de Contabilidade elegem o regime de competência como único parâmetro válido, portanto, de utilização compulsória no meio empresarial.