CONTROLES INTERNOS PARA EVITAR FRAUDES, ERROS E INEFICIÊNCIAS RELACIONADOS COM OS PAGAMENTOS DA EMPRESA

1. Controles Internos dos Pagamentos

1.1. Estoque - Almoxarifado

O almoxarifado é constituído pelo estoque de itens pequenos, por exemplo: papel, parafuso, óleo, material de limpeza, material de escritório, etc.

A empresa tem definida quantidade mínima e máxima de estoque de cada produto.

Estoque atinge quantidade mínima: necessidade de compra.

O responsável pelo estoque emite diariamente um relatório dos produtos que atingiram a quantidade mínima.

Esse relatório é repassado ao responsável de cada setor, o qual emite uma requisição para compra dos materiais necessários ( o responsável pelo estoque não poderá fazer requisição sem a autorização do responsável do setor, pois pode existir materiais que não serão mais utilizados ou serão substituído por outra marca, se comprados nessas condições, a empresa estará dispendendo recursos desnecessários com a aquisição de bens em desuso). O sistema deverá criar um bloqueio dos materiais não mais utilizados para que não estejam constantemente na lista dos estoques mínimos.

1.1. A. Estoque de Matérias-primas

O estoque de matérias-primas, normalmente é próximo da produção e separado do estoque do almoxarifado.

Deve manter estoque mínimo, médio (ideal) e máximo.

Também, quando atinge o estoque mínimo, emitir relatório com a necessidade da compra, o qual será encaminhado para o setor de produção.

O setor de produção, de acordo com a programação de produção do mês, devidamente estudada, planejada e autorizada pela administração, emite requisição para compra de matérias-primas, pelas pessoas devidamente autorizadas.

1.2. Requisições de Compras

Deve conter os seguintes dados:

·         controle numérico

·         data

·         constar a quantidade e as especificações detalhadas de cada produto

·         Identificado o setor

·         assinatura do requisitante (almoxarifado) e do responsável pelo setor

·         assinatura do estoque de produção, Engenheiro de Produção, responsável pelo setor de produção

O comprador da empresa, mediante a requisição, abre a Ordem de Compra

1.3. A Ordem de compra

Deve conter:

·         data

·         numeração

·         quantidade e especificações dos produtos

·         identificação do Setor

·         cotação de Preços, condições de pagamento, etc. em anexo, no mínimo três cotações, quando forem valores pequenos, deixar anotado o número do telefone, o nome das empresas contatadas e o valor dos produtos cotados.

·         o valor unitário, valor total e as condições gerais de pagamento e de qualidade do produto negociadas com o fornecedor selecionado pela empresa

·         assinatura do Engenheiro de produção ou responsável

·         assinatura do Diretor de Produção ( a empresa deve ter política determinando os limites de cada compra e quem autoriza, ultrapassando tal limite)

·         assinatura do Responsável pelo orçamento ou pelo fluxo de caixa da empresa, para viabilizar o recurso na ocasião

·         assinatura do Comprador.

Manter controle das Ordens de Compras em Aberto

Constar na nota fiscal de aquisição o número da Ordem de Compras

Ao chegar o produto comprado, deve ser recebido em setor específico: RECEPÇÃO.

1.4. RECEPÇÃO

Antes da recepção, obviamente, a mercadoria passa pela PORTARIA DA EMPRESA, a qual anota os dados: data, hora, modelo do veículo, placa do veículo, motorista, nome da transportadora; organiza os fornecedores e, algumas vezes, fazer a inspeção do conteúdo das mercadorias que estão entrando na empresa.

O setor de RECEPÇÃO confere as mercadorias e as encaminham para o Almoxarifado ou para o Estoque de Matérias-Primas.

Pela ordem de compra os funcionários da Recepção conferem:

-         a quantidade

-         as especificações

-         o acondicionamento e a qualidade dos produtos

-        carimbam e assinam a nota fiscal, deixando evidência que a mercadoria constante na nota fiscal foi recebida;

1.5.  ALMOXARIFADO e ESTOQUE DE MATÉRIAS-PRIMAS

Conduzem os produtos até o responsável pelo Controle de Estoques da empresa ( almoxarifado ou estoque de matérias-primas).

O Almoxarifado (ou Estoque de matérias-primas) confere novamente as quantidades e qualidade do produto e dispõe no estoque.

As entradas no estoque (tanto quantidades como valores) e as saídas através das requisições para industrialização devem ser imputadas no sistema de Controle de Estoque por pessoa independente da que controla o estoque, para evitar manipulações das quantidades. O responsável terá acesso no sistema apenas para visualizar ou imprimir a relação de estoque, não podendo ter senha de acesso para alterar a quantidade dos produtos estocados ( senão fica fácil acertar o estoque).

Ao imputar os dados no estoque, o sistema integra o Contas a Pagar que deve ficar parcialmente bloqueado, até que o Contas a Pagar analise o processo.

Pontos retirados da  Obra Auditoria Gerencial, para acessar o conteúdo atualizado da Obra, clique aqui.